Voorbeeld van uitgifte huurauto.
Klant wil een afspraak maken voor een onderhoudsbeurt en geeft aan dat hij/zij gebruik wil maken van een huurauto.
De volgende stappen zijn:
- klant maakt afspraak onderhoudsbeurt;
- klant wilt huurauto;
- u plant afspraak en reserveert huurauto;
- klant brengt zijn voertuig;
- voertuig uitgeven aan klant’;
- huurovereenkomst uitgifte generen;
- voertuig innemen (200 km gereden, niet afgetankt, na de afgesproken tijd);
- facturatie gegevens huurauto;
- huurovereenkomst inname genereren.
De afspraak wordt ingepland op basis van kentekengegevens van de huurauto en de gewenste datum.
In bovenstaande werkkaart kan de optie ‘Reserveer een leen/huur auto (zie rode kader) worden gebruikt. De oranje auto geeft aan dat er nu 4 leenauto’s beschikbaar zijn en de groene auto geeft aan dat er 1 huurauto’s beschikbaar zijn . Het aantal dat wordt weergegeven is afhankelijk van het aantal voertuigen dat beschikbaar voor leen en/of huur op het moment van reserveren.
De klant heeft aangegeven een huurauto te willen reserveren. Door op ‘Reserveer een leen/huur auto waardoor het ‘Reserveer van leen/huurauto’s’ scherm wordt geopend.
Vul de de datum in van de reparatie en klik op'Reserveer een leen/huur auto'.
Met behulp van de onderstaande knoppen kan in de tijd geschoven worden.
Dubbelklik in een vakje van het betreffende voertuig wanneer de verhuurtijd gaat starten. Het volgende scherm verschijnt.
In dit voorbeeld: vrijdag 08:00 uur t/m 17:00 uur.
In onderstaande afbeelding geeft de groene auto aan dat er een huurauto is ingezet.
De oranje auto geeft aan dat er een leenauto is uitgegeven.
Het is vrijdag 23 augustus 2019. De klant komt zijn/haar voertuig brengen. In de agenda is ingeplande afspraak met huurauto te zien (groene auto). Dubbelklik op de werkkaart en kies het tabblad ‘Leen/Huur’,
De buttons hebben gevolgen voor de te tonen voertuigen in het ‘Reserveren / uitgifte van auto’s voor WO: <werkkaartnummer>’ scherm. Gebruik bijvoorbeeld de ‘Leen en huur’ knop.
In bovenstaand scherm worden de volgende gegevens getoond:
- gegevens eigen auto;
- zoeken beschikbare voertuigen;
- overzicht van beschikbare auto’s vanaf ‘zoek’ datum met direct uitgeven en reserveer mogelijkheid;
- reeds gereserveerde auto’s voor deze werkorder met mogelijkheden tot: verwijderen, wijzigen en uitgeven;
- reeds uitgeleende (casu quo verhuurde) auto’s (klaar voor inname) met mogelijkheden tot: verwijderen, wijzigen en uitgeven.
Let op!
Dit scherm is een verzameling van mogelijkheden acties die uitgevoerd kunnen worden in het kader van het verhuren en uitlenen van voertuigen/fietsen.
In bovenstaand scherm kunnen de periode/tijden/kilometerstand worden aangepast.
Het legitimatiebewijs en nummer van de klant is ingevuld en dat er geen schade is bij vertrek en geen opmerkingen zijn. De tankinhoud bij vertrek is ‘vol’.
Klik op "verder" om de huurovereenkomst af te drukken.
Het huurvoertuig verwijderd is uit de sectie ‘Reeds gereserveerde auto’s voor deze werkorder en is toegevoegd aan de sectie ‘Reeds uitgeleende auto’s voor deze werkorder’ sectie.
Verder zal er op basis van de leen/huur instellingen een regel op de werkkaart worden getoond.
De klant levert de auto in na de overeengekomen tijd van 17:00 uur, niet afgetankt. Verder heeft de klant 200 kilometer afgelegd met de huurauto.
Open de betreffende werkkaart, selecteer de regel met de omschrijving van de huurauto en geef een dubbelklik, waardoor het ‘Uitgifte van een huurauto wijzigen’ scherm wordt geopend.
Klik op "innemen" om het scherm voor de inname gegevens te verwerken.
Klik op "verder".
In het volgende scherm worden de gegevens weergeven op basis van de leen/huur instellingen en de ingegeven tijden, kilometers en tankinhoud. In dit scherm kunnen nog desgewenst wijzigingen aangebracht worden. (alleen voor velden die geel kleuren indien u het betreffende invoerveld selecteert, bijvoorbeeld de prijs per dag. De gemaakte wijzigingen worden meegenomen in de facturatie.
Gebruik de knop "Afdrukken" en bevestig dat de huurovereenkomst voor inname correct is afgedrukt.
Overzicht leen/huur auto's.
Tip!
Het is aan te bevelen om de kolom Kenteken toe te voegen in deze tabel (Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop en kies "kolom toevoegen", selecteer gewenste kolom). Zo komt de kolom kentekens van de uitgeleende/verhuurde auto’s permanent is in beeld.
In dit overzicht zijn de volgende knoppen te gebruiken
- verwijderen voertuig;
- retour melden voertuig indien uitgegeven;
- printen uitgifte overeenkomst;
- werkkaart openen.
Let op!
Bij "verwijderen" wordt het voertuig uit de lijst verwijderd maar niet van de werkkaart (indien huur/leen auto op de werkkaart is geplaatst (afhankelijk van de leen/huur instellingen).
In het volgende scherm wordt de historie van alle uitgeleende en verhuurde auto's weergegeven met de bijbehorende knoppen.
- printen van de overeenkomsten (inname),
- bijbehorende werkkaart openen,
- bijbehorende klant.
Door de optie ‘Gereserveerde auto’s’ te selecteren wordt het betreffende scherm geopend.
Tip!
Het is aan te bevelen om de kolom ‘Werkopdrachtnummer’ toe te voegen in deze tabel, klik met de rechtermuisknop in de kolomkop en kies "kolom toevoegen", selecteer gewenste kolom). Zo de werkorder (werkkaart) en het uitgeleende / verhuurde een voertuig in beeld.
Met de knop "verwijderen" kunnen de reserveringen worden verwijderd.
Voorbeeld van een leen/huurovereenkomst:
waardoor u een aantal mogelijke keuzes krijgt te zien.
(b. In ons voorbeeld V-111-11 en afspraak voor maandag 8 juni 2015.
- klant wilt huurauto;u plant afspraak en reserveert huurauto;
- klant brengt zijn voertuig;
- voertuig uitgeven aan klant’;
- huurovereenkomst uitgifte generen;
- voertuig innemen (200 km gereden, niet afgetankt, na de afgesproken tijd);
- facturatie gegevens huurauto;
- huurovereenkomst inname genereren.
Voor de verwerking in de boekhouding zullen de volgende grootboeknummers ingesteld moeten worden. Als er niets wordt ingesteld zullen de opbrengsten van de huurauto meestal geboekt worden als opbrengst onderdelen.
0 Opmerkingen