Leenauto of vervangende auto

Voorbeeld uitgifte leenauto

Afhankelijk van hetgeen is "aangevinkt" of " staat" zal CSS adequaat reageren bij het toevoegen van een voertuig dat beschikbaar komt voor de leen en/of huur. Als voorbeeld kan de optie met "verreken brandstof" worden aangezet. CSS zal dan ervoor zorgen dat de brandstof wordt verrekend op het moment dat de leen/huur auto wordt ingenomen.

Halve dag tolerantie

CSS biedt de mogelijkheid om het aantal minuten ‘tolerantie’ in te stellen.  Op basis van de aantal uren dat het bedrijf geopend is en eventueel de ingestelde minuten bij de instelling ‘Halve dag tolerantie’ wordt het aantal dagen op de werkkaart berekend en getoond.

voorbeeld

Stel het bedrijf is 8 uren per dag geopend en  de tolerantie is ingesteld op 15 minuten.

Iemand leent een voertuig vanaf bijvoorbeeld 08:00 uur en levert het voertuig 12:10 uur in. De klant heeft het voertuig meer dan 4 uur in zijn/haar bezit gehad. Mocht nu de ‘Halve dag tolerantie’ niet  zijn ingevuld, dan zou er in plaats van een halve dag een hele dag op de werkkaart worden geplaatst.

In dit voorbeeld is de ‘Halve dag tolerantie’ wel ingevuld (15 minuten).  Het voertuig is binnen de halve dag + tolerantie ingenomen (4 uur + 15 minuten), namelijk 12:10 uur, dat betekent dat er een halve dag in op de werkkaart wordt getoond in plaats van een hele dag. 

Zou het voertuig nu 12:16 uur zijn ingeleverd, dan wordt er een hele dag berekend. Natuurlijk kunnen de aantallen en/of kosten worden aangepast (afhankelijk van de ingestelde rechten op gebruikersniveau)

Uitleg ‘Aantal op werkkaart’

Met behulp van de optie is het mogelijk om aan te geven of het aantal daadwerkelijk het aantal liters moet zijn wat er aan brandstof is verbruikt.

Voorbeeld

Stel de optie ‘Aantal op de werkkaart tonen’ is UIT.

In onderstaand voorbeeld zijn de dagen, kilometers en brandstof ingesteld op 1.00.

Stel de optie ‘Aantal op de werkkaart tonen’ is AAN.

In onderstaand voorbeeld is het aantal kilometers "179.00" en aantal liters brandstof "10.00" ingevoerd  Het aantal dagen is op de werkkaart ‘0.00’. Dit kan achteraf worden aangepast via het ‘Wijzigen inname van leenauto’ scherm.

Om leen en/of huurauto’s te kunnen uitgeven moeten de voertuigen kenbaar zijn gemaakt in CSS.  Verder zal CSS reageren op basis van de ingestelde waarden in de Leen/huur instellingen.

Toevoegen leen/huur auto.

Gebruik de volgende stappen om een leen/huur auto in te voeren.

• Voer een nieuwe auto (kenteken Z-111-11) in CSS in voor leen en huur;
• Zet de leenkosten per dag € 0,00 en huur per dag € 75,00;
• Per dag zijn 100 kilometer gratis indien huur (dus niet bij leen);
• Geef een volle tank in bij invoer in CSS;
• Gegevens opslaan (ontbrekende gegevens: tankinhoud, gemiddeld verbruik, prijs per extra kilometer).

 

Auto met kenteken Z-111-11, VW Golf, benzine, beschikbaar voor leen en huur en moet bekend worden gemaakt in de lijst met leen- en huurauto’s.

Door de Nieuw knop te gebruiken wordt het  ‘Overzicht kentekens die geen leen- of huurauto zijn’ scherm geopend waar  u een voertuig toevoegen aan de lijst van leen- en huurauto’s.

Vanuit het ‘Overzicht kentekens die geen leen- of huurauto zijn’ kunt een voertuig selecteren die  u wilt gaan uitlenen en/of verhuren. Indien het betreffende voertuig nog niet voorkomt in CSS kunt u die toevoegen via Voertuigen (F6) in het beginscherm van CSS.

Selecteer het voertuig met het kenteken Z-111-11. Door het selecteren wordt het ‘Muteren leenauto’ scherm geopend, waarin een aantal gegevens zijn overgenomen (indien ingevuld bij het opvoeren van een nieuw voertuig via Voertuigen (F6)).

In bovenstaand scherm kunnen de volgende gegevens worden ingevoerd.

• voertuiggegevens
  De auto moet beschikbaar voor leen en voor huur maken van de auto doet u door de checkboxen ‘Beschikbaar als leenauto’ en ‘Beschikbaar als huurauto’ aan te vinken, waardoor de bijbehorende tabbladen (Lenen, Lenen – boekhouding, Huren en Huren – boekhouding) beschikbaar worden.
• te verrekenen gegevens bij leen en huur.
  Kosten van de auto is € 0,00 bij uitleen en € 75.00 bij verhuur.
• lenen – boekhouding
  Ga naar het tabblad ‘Lenen’ en voer de ‘Prijs per dag’ in van  € 0.00 
• huren – boekhouding
  Vul in bij het tabblad ‘Huren’ bij ‘Prijs per dag’ van  € 45.00.
  Voer het aantal 100 in bij ‘Aantal gratis KM’ en plaats een  vinkje in de checkbox ‘per dag’.
• checkbox beschikbaar als leenauto en beschikbaar als huurauto
• brandstofsoort
  De auto heeft een volle tank voordat deze wordt uitgeleend of verhuurt. Dit kunt u door met de cursor op de wijzer van de tank-klok te klikken (en muisknop ingedrukt houden) en te verplaatsen naar 1/1.
• schade aan de auto

Een aantal gegevens zijn al ingevuld, waaronder: kenteken, merk/model en type. De andere velden zijn in dit voorbeeld toegevoegd.

Door de ‘Leen/huur instellingen’ zijn er een aantal velden verplicht. 

Bij het op slaan met de knop ‘Opslaan’ kunnen de volgende melding verschijnen:

Klik op 'OK' en vul het veld tankinhoud in: 40 liter.

Klik op 'OK' en vul het gemiddelde verbruik in: 10 liter.

Klik op 'OK' en vul een km-prijs (extra kilometer) van bijvoorbeeld € 0.00 in voor de leen auto, maar voor de huurauto € 0.55 en probeer de gegevens op te slaan. 

 

Klik op 'OK' en vul voor de dagprijs een bedrag in van bijvoorbeeld €  45.00 en probeer de gegevens op te slaan. De gegevens worden opgeslagen en het ‘Muteren leen- en huurauto’s' komt weer in beeld.

In bovenstaand scherm is een regel aangemaakt voor het voertuig met kenteken Z-111-11. Uit de kolom 'Uitgeleend' blijkt dat het voertuig niet is uitgeleend  en niet gereserveerd is (kolom Gereserveerd).

 Voor de boekhouding zullen de volgende rekeningen nog ingesteld moeten worden. om de boekingen correct in de boekhouding te kunnen verwerken.

 

De gekozen instelling voor de kostenplaats is niet altijd van toepassing. (afhankelijk of de module actief is).