Artikelbestand inlezen in CSS magazijn – Car-Systems

Voorinformatie: Houd tijdens het uitvoeren van de instructie rekening met het verschil tussen het eigen en externe magazijn in CSS:

Inlezen in EIGEN magazijn:
- Alleen bestaande (gebruikte) artikelen bijwerken.

Inlezen in EXTERN magazijn:
- Alle artikelen toevoegen en bestaande bijwerken.

Zie uitgebreide uitleg over eigen en extern magazijn het volgende document: klik hier

Voor beide opties geldt dezelfde onderstaande procedure!, maar met enkele optie als afwijking, hierover meer verderop in deze instructie.

Wat heeft u minimaal nodig?

- Een computer met daarop CSS, indien mogelijk, uitvoeren op de hoofdcomputer / server i.v.m. snelheid.
- Een artikelbestand (van uw leverancier) volgens onderstaande vereisten.
- Kortingscodes van uw leverancier met bijbehorende percentages. Afhankelijk van de leverancier en artikelbestand (betreft het berekenen van inkoopprijzen)

Artikelbestand vereisten

Zorg ervoor dat een gecomprimeerd bestand (bijvoorbeeld ZIP-bestand) uitgepakt op uw computer aanwezig is.

Wij ondersteunen géén EXCEL bestanden, zoals:

Zorg ervoor dat dit dus een CSV, TXT of PRN bestand is, zoals:

Dat wil zeggen dat alleen een comma gescheiden bestand of een bestand met vaste veldlengtes ondersteund wordt.
Vrijwel elke leverancier en/of grossier kan u een CSV, TXT of PRN bestand bezorgen.

Voorgeprogrammeerde inleesformaten

Er zijn diverse voorgeprogrammeerde inleesformaten beschikbaar. Indien het artikelbestand welke u ontvangen heeft het juiste formaat en indeling bevat zal Carsys een van onderstaande automatisch herkennen:

In dit voorbeeld gebruiken we het artikelbestand van Mercedes (Herbrand bestand).
Dit betreft een tekstbestand (TXT bestand) met vaste veldlengte.

Inlezen in magazijn

Open en log in het programma CSS.

Klik bovenin op Magazijn

Kies nu uit een van de twee opties

Gangbaar is om te kiezen voor 'Inlezen artikelbestand in eigen magazijn'.

Lees de volgende melding goed en denk dus aan een backup van Carsys!

Klik op Nee om alsnog een backup te maken of klik op Ja om verder te gaan, en u zeker weet dat mits er iets fout gaat u terug kunt terugvallen op een recente backup.
Er volgt nu een scherm waarin u het bron artikelbestand kunt selecteren.

Klik op Bladeren om uw bron artikelbestand te zoeken op uw computer.

Wijs de juiste locatie op uw computer aan en kies het betreffende bestand.

Na het openen van het gevonden bestand (in dit geval PMF0616.txt) zal CSS controleren of dit een bekend bestandsformaat is. In dit geval zal Carsys herkennen dat het een Herbrand Mercedes bestand is:

Indien het programma géén inleesformaat herkend dan is het artikelbestand in kwestie niet bekend binnen ons systeem, ofwel het is geen correct bestand. Raadpleeg de helpdesk van Carsys voor assistentie, u zult dan dit zien:

In ons voorbeeld wordt het artikelbestand wél herkend en zal het scherm als volgt uit zien:

Nadat u op Verder klikt krijgt u een melding die u uitlegt of het inlezen van de artikelen in zogenaamde EXCLUSIEVE of GEDEELDE modus zal plaatsvinden:

Exclusieve modus is het snelste en kan veelal alleen in de avonduren. Deze modus is namelijk alleen mogelijk indien naast uzelf verder niemand CSS open heeft staan.
- Wel aan te raden bij enorme hoeveelheden artikelen die ingelezen moet worden.
Gedeelde modus is wanneer er meer als 1 persoon in CSS ingelogd is. Hierdoor wordt het inlezen stuk trager dan bij exclusieve modus.
- Alleen aan te raden indien u de computer kunt missen tijdens kantooruren, of indien u niet veel artikelen inleest (bijvoorbeeld bijwerken van maximaal 10000 artikelen tijdens de optie inlezen in eigen magazijn).

Na het JA klikken op de bovengenoemde melding komt u in het laatste scherm.
Hierin dient u goed op te letten of alles goed ingesteld staat. bij een 'klik-foutje' kan al snel een hoop artikelen per ongeluk dubbel worden ingelezen of foutief. In dergelijk geval dient u altijd backup terug te zetten. Nooit prettig.

Daarom graag elke instelling doornemen alvorens te bevestigen met de knop Inlezen:

Kies de gewenste inlees methode

Onder de kop 'Kies de gewenste inlees methode' wordt voor u de geadviseerde optie al standaard goed gezet, let hier echter zelf ook op:

Indien u heeft gekozen voor het Inlezen in Eigen magazijn:

wordt de volgende instelling standaard aangezet:
'Alleen bijwerken bestaande artikelen'

Indien u heeft gekozen voor het Inlezen in Extern magazijn:

wordt de volgende instelling standaard aangezet:
'Toevoegen nieuwe artikelen en bijwerken bestaande artikelen'

Selecteer de eigenschappen van de nieuwe en/of bij te werken artikelen

Eigenschappen die bij elk artikel worden opgeslagen. Dit geldt voor het gehele artikelbestand.

U kiest een passende Artikelgroep (of maakt deze aan via het vergrootglaasje)
Tevens kiest u een Leverancier (of maakt deze aan via het vergrootglaasje)

Voorraadbeheer inschakelen voor nieuwe artikelen bepaald u zelf. Indien u voorraad via CSS bijhoudt (via magazijn > voorraadbeheer) is het raadzaam dit vinkje aan te zetten. Doet u geen voorraad bijhouden binnen CSS dan laat u het vinkje uit.

Opties voor inlezen

Het is soms niet wenselijk om uw eigen omschrijvingen (voor bestaande artikelen in CSS) te overschrijven met de omschrijvingen uit het artikelbestand. Indien u wel de omschrijvingen wenst te overschrijven dan zet u het vinkje AAN bij 'Artikelomschrijving overschrijven'
Tevens is het zo dat af en toe artikelen vervangen worden door de leverancier met een nieuw artikel. Indien u ALLEEN bijwerkt zouden deze nieuwe artikelen (ter vervanging van bestaand verouderd artikel) standaard niet worden toegevoegd. Het is dus raadzaam om het vinkje AAN te zetten voor 'Artikelen bijwerken en vervangende artikelen toevoegen'

Samenvatting alvorens te starten

In dit hele voorbeeld hebben we gekozen om het Mercedes artikelbestand (van juni 2016) in te lezen in het EIGEN magazijn. Daarmee willen wij de in CSS niet ongebruikte artikelen overslaan. (d.w.z. artikelen die niet bestaan in eigen magazijn worden overgeslagen, om vervuiling te voorkomen)
We zetten de artikelen in de groep Mercedes
Gekoppeld aan Leverancier Herband
We overschrijven bestaande artikelen met nieuwe omschrijvingen uit het artikelbestand.
Eventueel vervangende artikelen worden wel toegevoegd, en bestaande artikel welke vervangen wordt, zal als 'vervangen' worden gemarkeerd.

Indien u alle juiste instellingen heeft gezet dan klikt u tot slot op de knop Inlezen:

Afhankelijk van artikelbestand: Kortingscodes scherm

In specifieke gevallen, en ook in dit voorbeeld zal CSS vragen voor de kortingscodes in te voeren.
Dit is een eenmalige handmatige actie en dient foutloos ingevoerd te worden.

U heeft hierbij nodig de lijst van codes en de bijbehorende percentages.
Carsys zorgt er dan voor dat de juiste prijzen berekend worden a.d.v. de opgegeven kortingspercentages.

Klik na het invoeren en controleren van de invoer op Opslaan.

Het inlezen zal nu beginnen met de door u opgegeven instellingen en waardes.

Het inlezen kan dus tijd in beslag nemen, het is nooit te voorspellen hoe lang e.e.a. zal duren.

Zoals eerder uitgelegd, advies is om in avonduren grote bestanden in te lezen, en overdag de minder grote of maar enkele artikelen.

Zodra het inlezen gereed is zal het schermpje blijven staan en met groene letters aangeven dat Inlezen gereed! is.