Hoe werkt de Toewijzing van Debiteurnummers in CSS

CSS kent pas een debiteurnummer toe, nadat er op afdrukken wordt geklikt tijdens het maken van de EERSTE factuur voor die betreffende debiteur.

Voorheen (vóór versie 5.48) kende CSS steeds nieuwe debiteurnummers toe aan elke klant die nieuw werd toegevoegd. Men kreeg wat dat betreft een onlogische volgorde/onregelmatigheid in de boekhouding qua debiteurnummervolgorde t.o.v. factuurvolgorde.

Bijvoorbeeld:
-CSS kent automatisch debiteurnummer 1 t/m 10 toe aan 10 verschillende nieuwe klanten die op 1 dag aangemaakt worden.
-U maakt nu een factuur voor debiteurnummer 9.
-Nu maakt u een factuur voor debiteurnummer 5.
-Vervolgens een factuur voor debiteuren 4, 8, en tot slot 10.
-In de boekhouding wordt dit ook in diezelfde volgorde geboekt:
---Factuurnummer 15000001 is debiteurnummer 9
---Factuurnummer 15000002 is debiteurnummer 5
---Factuurnummer 15000003 is debiteurnummer 4
---Factuurnummer 15000004 is debiteurnummer 8
---Factuurnummer 15000005 is debiteurnummer 10

De debiteuren 1, 2, 3, 6 en 7 hebben zich nooit meer gemeld na het maken van een afspraak of hebben de klus afgezegd i.v.m. geldgebrek, of men vind de offerte te duur en gaat naar de concurrent.

Dat betekent dat je dus 5 debiteurnummers mist in je boekhouding.
De logica is hierbij dus ver te zoeken.

De logica herstellen wij met de hedendaagse werking. De procedure die hedendaags gebruikt wordt, bestaat al sinds versie 5.48.

Het werkt als volgt in versie 5.50m:

1. Maak klant aan met een bestaand debiteurnummer.
[zie afbeelding] > zie ook de kader om "Potentieel".

2. Je krijgt nu een JA of NEE vraag. De bedoeling van de vraag is:
U heeft een debiteurnummer ingevuld, wilt u dan bij deze klant het potentieel vinkje weglaten?

---antwoord NEE:
Eerst beantwoorden we de bovengenoemde vraag met NEE:


U antwoord nu dus feitelijk "Nee, Ik wil dat dit een potentiële klant blijft. Dus haal het ingevulde debiteurnummer ook weg."

U krijgt nu niet de melding dat het debiteurnummer al bestaat.
Klant krijgt nu namelijk terecht debiteurnummer 0

Echter het Potentieel vinkje staat wel nog aan: dit geeft u bijvoorbeeld de kans, om een gekocht klantenbestand vol met potentiële klanten te e-mailen. Tevens zorgt dit vinkje ervoor dat de potentiële klant niet in APK mailing etc. voorkomt.

---antwoord JA:
We gaan nu dezelfde klant nog eens aanmaken tevens met een bestaand debiteurnummer, echter we beantwoorden de vraag die volgt nu met JA

 

U antwoord nu dus feitelijk: "Ja dit is een klant, haal het potentieel vinkje maar weg"

Er verschijnt nu wel de melding dat het debiteurnummer al bestaat bij andere klant.


CSS zorgt er ook nu voor dat het debiteurnummer niet wordt overschreven met een nieuw onbestaand debiteurnummer. 

Komt erop neer, dat wanneer je een nieuwe klant aanmaakt (tijdens nieuwe werkkaart, of via het Klantscherm) deze NIET automatisch een nieuwe debiteurnummer krijgt toegewezen, zoals "vroegere" Carsys versie deden:
Het is namelijk nog geen betalende klant, wel een "potentiële" klant. Na het maken van de allereerste factuur voor die klant, krijgt deze WEL een nieuw debiteurnummer toegewezen, zelfs al in het afdrukvoorbeeld van de factuur. 

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

0 Opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.