Kentekenloket - Facturatie inrichten

LET OP! De instructie hieronder alsmede de schermafdrukken van CSS / Carsys bevatten voorbeeld bedragen, gebaseerd op tarieven van 2021! Let dus op dat u de daadwerkelijke tarieven gebruikt die door Kentekenloket gehanteerd worden. Dit document bevat suggesties hoe u het kentekenloket zou kunnen inrichten binnen CSS. 

Voor de Kentekenloket Tarieven Tabel 2021.01, zie onderaan dit document. Car-Systems is niet verantwoordelijk voor enige zet-drukfouten of foutieve prijs-weergave. 

 

Factuurspecificatie Kentekenloket
Dit document kan u assisteren en laten zien hoe dit ingericht kan worden om de facturatie correct en snel af te kunnen handelen.
 

Verrichtingen gebruiken voor facturatie

Het Kentekenloket heeft in hun voorbeeld "gekoppelde artikelen" gebruikt. Wij adviseren u echter hiervoor "verrichtingen" te gebruiken omdat dit geen verstoring van uw bedrijfsvoering zal hebben en eventuele rapportages gemaakt door derde op de database van Carsys.

Voorbereiding van verrichtingen opbouw

Maak eerst, a.d.h.v. de rekenvoorbeelden van het Kentekenloket, de volgende "losse verrichtingen" aan. Let hierbij op de bijbehorende bedragen en het juiste BTW tarief. Dit tabel toont "FACTUURCODE" maar dat moet dus een "VERRICHTINGSCODE" zijn.

  • Groene kader: Hoofdverrichting zonder prijs - deze wordt opgebouwd uit de Administratie- en Legeskosten - aan deze hoofdverrichtingen worden de losse verrichtingen gekoppeld (de administratie- en legeskosten dus, hieronder in de blauwe en oranje kaders)
  • Blauwe kader: Administratiekosten waarover BTW berekend wordt.
  • Oranje kader: Leges kosten waarover géén BTW berekend wordt.

mceclip15.png

De omschrijvingen voor de "Hoofdverrichtingen" vindt u hieronder, u bepaalt uw eigen omschrijving, wij hebben de omschrijving overgenomen van het tarievenblad van het Kentekenloket:

mceclip17.png

 

Verrichtingen beheren / toevoegen

Ga via menu Werkplaats naar "Beheer verrichtingen/werkzaamheden".

mceclip10.png

 

Leges toevoegen

We gaan éérst beginnen met de leges toe te voegen.

Aangezien bijna elk item op de lijst van Kentekenloket een eigen lege heeft dienen we (op moment van schrijven van deze instructie) 15 Leges aan te maken (enkele zijn dubbel maar dit doen we voor het gemak)

mceclip18.png

Klik op "Nieuwe verrichting"

mceclip9.png

  • Vul verrichtingscode "Leges01" in.
  • Vul de omschrijving "Leges RDW" in.
  • Kies BTW Code "BL - 0% BTW VRIJ"
  • Verkoopprijs €6,40 (o.b.v. tarieftabel 2021!!!)
  • Vul niks in bij de gekoppelde tijd.
  • Klik op Opslaan
mceclip6.png

Herhaal bovenstaande stappen voor ELKE Leges in de oranje tabel.
Zodra alle Leges zijn toegevoegd gaat u verder met de "Administratiekosten toevoegen".

Administratiekosten toevoegen

Hiervan zijn er in totaal 3 (op moment van schrijven van deze instructie)
mceclip19.png
Klik wederom op "Nieuwe verrichting"

mceclip9.png

  • Vul verrichtingscode "Administratiekosten1" in.
  • Vul de omschrijving "Administratiekosten" in.
  • Kies BTW Code "1 - 21% BTW"
  • Verkoopprijs €3,60 (o.b.v. tarieftabel 2021!!!)
  • Vul niks in bij de gekoppelde tijd.
  • Klik op Opslaan

mceclip7.png

Herhaal bovenstaande stappen voor ELKE administratiekosten in de blauwe tabel.
Zodra alle administratiekosten zijn toegevoegd gaat u verder met de "Hoofdverrichtingen toevoegen", de daadwerkelijke items.

Hoofdverrichtingen toevoegen

Hiervan zijn er in totaal 15 (op moment van schrijven van deze instructie)
mceclip20.png
Klik wederom op "Nieuwe verrichting"

mceclip9.png

  • Vul verrichtingscode "KL-Tenaamstel" in.
  • Vul de omschrijving "Kentekenloket - Tenaamstellen" in.
  • Kies BTW Code "1 - 21% BTW"
  • Verkoopprijs €0,00  (NUL euro, want de prijs wordt straks opgebouwd o.b.v. van de gekoppelde regels, administratiekosten + leges)
  • Vul niks in bij de gekoppelde tijd.
  • Klik op Opslaan

mceclip8.png

Herhaal bovenstaande stappen voor de overige 14 hoofdverrichtingen.

Pas als dit klaar is gaat u verder met "Koppelen van de bedragregels"

Koppelen van de bedragregels

Het is belangrijk om de verrichtingen op de juiste wijze te koppelen. Let hierbij dus goed op de gegevens uit het tabel van het kentekenloket.

Hierboven heeft u als het goed is 15 keer Leges, 3 keer Administratiekosten en 15 keer Hoofdverrichtingen aangemaakt. 

Elke Hoofdverrichting heeft zijn eigen Leges, de administratiekosten worden wel vaker "hergebruikt".

 

We gaan één voorbeeld uit de tabel tonen:

De hoofdverrichting "KL-Tenaamstel" dient twee regels gekoppeld te krijgen, namelijk "Administratiekosten1" de RDW leges uit "Leges01" - Wat een totaalbedrag maakt van €10,75

De eerste regel in deze tabel:

mceclip16.png

Zoek de hoofdverrichting "KL-Tenaamstel" in de lijst met verrichtingen.

Dubbelklik op de verrichting.

mceclip5.png

Klik op tabblad "Koppelen"
mceclip0.png

Klik op de knop "Verrichting"

mceclip4.png

Zoek "Administratiekosten1" en selecteer deze in de lijst.

Klik op de knop "Selecteer"
mceclip1.png

Klik wederom op de knop "Verrichting"

mceclip4.png

Zoek nu "Leges01" en selecteer deze in de lijst.

Klik op de knop "Selecteer"

mceclip2.png

We zien nu (wellicht even omhoog scrollen) twee vermeldingen in de Gekoppelde regels staan "Administratiekosten1" en " Leges01", zoals in schermafdruk hieronder.

Klik op Opslaan.
mceclip3.png


De eerste "Hoofdverrichting" is nu klaar.
Herhaal deze koppel stappen voor "iedere hoofdverrichting" uit de lijst. 

 

Verrichting op werkorder plaatsen.

Open een werkkaart.

Zodra u de werkkaart voor u heeft staan, kunt u direct beginnen met het typen van het woord "kl-" of "kentekenloket"

Een scherm opent met de zoekresultaten, laat u zich niet misleiden door de 0 euro onder de kolom "Prijs", na toevoegen van een verrichting zal de prijs opgebouwd worden door de twee gekoppelde regels aan de verrichting (m.u.v. "KL-Schorsstop" en "KL-Schorsverzamel":


mceclip13.png

Selecteer de gewenste verrichting en klik op toevoegen. Bijvoorbeeld "KL-Tenaamstel"

Dan wordt automatisch "Leges01" en "Administratiekosten1" toegevoegd.
mceclip12.png

De verrichting staat nu op de werkorder en we kunnen gaan factureren.

 

Let op: door de typische bedragen kan er een btw-afrondingsverschil optreden, zoals in dit voorbeeld. Dat komt omdat de BTW op het bedrag €3,60 namelijk €0,756 is, aangezien uw klanten géén halve centen kan betalen zal dit getal afgerond worden naar €0,76. Dat maakt dus 3,60 + 0,76 + 6,40 = 10,76  (en niet 10,75 zoals Kentekenloket voorschrijft in zijn tarieftabel).
Hier kan Car-Systems niks aan doen.

De factuur zal er (bijvoorbeeld) als volgt uit zien: mceclip21.png Let op: door de typische bedragen kan er een btw-afrondingsverschil optreden, zoals in dit voorbeeld. Dat komt omdat de BTW op het bedrag €3,60 namelijk €0,756 is, aangezien uw klanten géén halve centen kan betalen zal dit getal afgerond worden naar €0,76. Dat maakt dus 3,60 + 0,76 + 6,40 = 10,76  (en niet 10,75 zoals Kentekenloket voorschrijft in zijn tarieftabel).
Hier kan Car-Systems niks aan doen.

 

Tarieven volgens Kentekenloket per 1-1-2021

mceclip0.png

0 Opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.